Chorverband Johannes Kepler e.V

Anpassung an die neue EU Datenschutz-Grundverordnung – Einladung zur Info-Veranstaltung

Die neue Datenschutz-Grundverordnung EU hat am 25.05.2018 ihre Gültigkeit bekommen. In einem Leitfaden für Vereine des SCV, der von RA Heieck erstellt wurde, haben wir bereits über die erforderlichen Maßnahmen für die Verbandsvereine informiert.

Am Montag, 25.06.2018 von 18 – 20 Uhr findet eine Informationsveranstaltung zur DSGVO für alle Chorvereine statt. Wir laden herzlich in die Aula des Schulzentrums Rutesheim, Robert-Bosch-Str. 29 ein.

Folgende Maßnahmen wurden seitens des CVJK getroffen:
1. Die Datenschutzerklärung ist bereits auf der Homepage veröffentlicht.
2. Die Satzung wurde um §22 Datenschutzerklärung ergänzt und auf der Homepage hinterlegt, was lt. §18, Abs. 3 nach der Interpretation möglich ist: „Das Präsidium wird beauftragt, Satzungsänderungen, die zur Beseitigung von Satzungsmängeln erforderlich sind, in eigener Zuständigkeit zu beschließen und zum Vereinsregister anzumelden. In diesem Falle wird das Präsidium in der nächsten Verbandsversammlung hierüber berichten.“ D.h. Die gesetzliche Erfordernis wurde als „Satzungsmangel“ eingefügt. Diese neue Satzung ist dann bei der nächsten Versammlung zu beschließen.
3. Einwilligungserklärung Funktionsträger Vereine_CVJK_V2.0 bitte genehmigen, da auf der Homepage des CVJK die Kontaktdaten des Vereinsvorstands veröffentlicht werden. Ansonsten gilt konkludentes Handeln, da die Daten auch bisher veröffentlicht wurden. Für die Präsidiumsmitglieder im CVJK wurde dies ebenfalls entsprechend veranlasst. Eine bisherige Veröffentlichung der Kontaktdaten ergab sich aus den Ausführungen in der Geschäftsordnung v.10.3.2012. Punkt 4 „Richtlinien Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit“. Sollte dieser bereits seit Übernahme des Amtes praktizierten Veröffentlichung nicht widersprochen werden, bleiben die Daten unverändert veröffentlicht.
4. Unsere Präsidiumsmitglieder wurden entsprechend über den Umgang mit Vereinsdaten hingewiesen. Verpflichtungserklärung Verantwortlicher

5. Für unsere Verbandsmitglieder stellen wir ein Musteranschreiben Verfügung: Muster-Einwilligungserklärung Vereinsmitglieder_Bsp Maulbronn

Panikmache tut nicht Not.

1. Es reicht aus, die Satzung grundsätzlich bei der nächsten JHV zu ändern und die DS-Erklärung aufzunehmen. Es ist keine außerordentliche Versammlung notwendig.
2. Falls es bisher in den Vereinen keine Einwilligungserklärung zur Veröffentlichung von Daten und Fotos gibt, ist die DS-Erklärung (Muster 7) von den Chormitgliedern zu unterschreiben. Für Neuzugänge dann natürlich den Aufnahmeantrag mit Datenschutzhinweisen zum Ankreuzen entsprechend anpassen.
3. In der Bestandsdatenbank UGA sollten die personenbezogenen Daten der Funktionsträger bestehen bleiben, da auch die Dachverbände diese Daten zur Erfüllung des Verbandszwecks benötigen. Es sei denn, ein Funktionsträger oder Chorleiter widerspricht intern, dann sollte ggf. die Vereins-E-Mail oder Geschäftsstellen-Adresse verwendet werden. Die Daten auf UGA, die von den Vereinen selbst eingepflegt werden, befinden sich auf einer gesicherten, Passwort geschützten Datenbank (https) und werden nur für die notwendigen Kommunikationen zwischen Vereins- und Verbandsebene verwendet.

 

Stichworte:
Datenschutz-Grundverordnung EU, DSGVO